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早く仕事を終わらせるには、形を作る

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転職10ヶ月目でやっと部下が付きそうなれいです。
ある程度計画通りに「会社の方針に関与する場を占められるかな」と思います。

前職の経験から、早く仕事を終わらせるにはどうすれば良いか?と常に考えていたので、ある程度早く仕事を終わらせる方法論の知見が貯まってきました。

なぜなら中小企業ながら、部長が兼務で管理機能がほぼなかったこともあり、6人のリソース管理をしていました。
以前の管理職の方のやり方を変え、人数は同等または減少のなかで作業効率を2倍以上にしました。
その方法論と転職後のコンサルティングと全く別の職種ではありますが、共通点が見えてきたからです。

今回の記事は上昇思考が強く、人の上に立ちたい人におすすめします。
あとは楽して良い位置に行きたい人も!

作業

すべての前に形を決める

仕事をやる前に、目的は何かを確認します。

そこからアウトプットの形式を決定します。
そもそも形式が決まっているのか、それとも自分で決めていいのかを確認します。

必要な作業、時間を見積もる

必要な作業を大枠から小さい枠へ、ロジックツリー形式で書き出します。

次に、それぞれの作業時間を想定します。

想定時間を記録(または記憶)しておきましょう。
次回の仕事で誤差調整し、想定時間の精度を上げます。
(あなたの得意な業務を数値で把握することが可能になります)

時間が足りないなら報告、減らす仕事を考える

今回の仕事の目的、期限はいつかを再度確認します。

この時点で時間が足りない場合は報告して、減らすことが可能そうな仕事を提案しましょう。
上長からしても、作業に取り掛かる前に時間が足りないことがわかっていれば調整できますし、あなたは時間に注意するすごく扱いやすい部下になります。

各仕事前に目的を認識

目的を再認識します。
なぜかというと、「不要なことをしようとしていないか」を確認する必要があります。
注意していないと、意外と無駄なことを行うことがあります。

実行する

休憩は取るようにしましょう。

時間を掛ければ良いわけではないです。
目的を達成するためだけなので、不要なら中止しましょう。

途中で時間が足りないなら報告するようにします。

忘れっぽい場合は…

チェックシートを自作して、それぞれの作業が終わったか確認しましょう。
各項目別にOKを判断した理由の欄を付けておくと、なお忘れにくくなります。

これである程度作業は間違いなく進められるようになります。

人付き合い

私は本当に人付き合いが苦手です。
ただ、仕事上で人付き合いに起因したトラブルを起こしたりすることはありません。

気を付けていることは2点です。
・人に付いたレッテルを信じない
・その人に会わせた対応の形を作る

怖い人はやりやすい

怖い人はやりやすい・・・なぜでしょうか?

周りの人も怖いと感じていると考えると、打ち解けられる人が他の人より少ないと推定できます。
そのため、普通の人相手と同じように接しているだけでプラスです。

さらに、その人を頼ってみましょう。
誰でも得意な所があるので、そこを雑談で相談しましょう。

できない人は本当にできないのか?

人はその行動をしている理由があります。

できない人は本当にそうなのでしょうか?
ただ単にレッテルを貼られているだけではないでしょうか。

例えば、私の体験では、漢字を書けないダメな奴とされる人が居ました。
確かにその人は漢字が苦手でした。

普通に作業をしてもらうと遅かったです。
しかし、なぜ遅いのか調べた人はいないことがわかりました。

そのため、各作業項目にかかる所要時間を調査しました。
その結果、その人は作業実施判断にとんでもない時間がかかり、それ以外は普通かそれ以上早いという・・・。

さらに雑談から、その人は「頑張っても定時に帰れないし、頑張っても意味がない」と言っていました。
確かに、職場の状況はそうでした。

そのため、その人には作業順指示を行うようにしました。
もしかしたら・・・と思い、その他の人にも同様の調査を行った結果、同様のボトルネックがあるとわかりました。

この話でわかることは、
問題にぶつからずに諦める人が多いのでチャンスととらえられるし、
できない人は仕事のシステムが生んでいる可能性があるということです。

ただし、このようなことをするためには、自分の業務を問題なく遂行できており、上長のある程度信頼感がないと出来ません。
就職・転職してすぐは不可能です。

まずは信頼関係を作りましょう。
(よっぽどのベンチャーや知り合いでない限りおすすめしません。)

問題点を考える

一人での作業改善には限界があります。

そこで、会社自体の問題点を考えましょう。
一気に効率化できます。

意外と皆は問題点に気づいています。
ただ、人をまとめて形に落とし込むことが苦手です。

・・・というより、やりきるのが面倒でうまくいくかわからないのでやりません。
反対されることも怖いですしね。

問題点の把握方法

下記のような流れで進めると、割と簡単に把握が可能です。

1. 仕事の流れを書いてみる
2. その作業はなぜそうしないとならないのか?
3. 2の理由の前提条件は何か?
4. それぞれの前提条件を取り外すと何ができるか?
5. どこを変更すると一番インパクトがあるか?
6. 他社事例はないか?(業界は問わない)

ある程度ドメイン(業界や業務)の知識が必要なので、すぐには難しいですが…。
まずは目的を見定めましょう。

変えたら良さそうなポイント、代替方法を考えたところで、他の人に話をする台本を作ります。
良くなる姿を想像させて味方になってもらうためです。

一番重要なことは、人は楽が好きです。
自分に問題が降ってこなければスルーしやすく、その人のみ注意するポイントも考えて話をします。
まずはチーム、部門の同レベルの人達を固めていきます。

上長レベルに話をする前には、簡易スケジュールを作っておきます。
さらに、各上長の思考・行動パターンをメモして地雷を踏まないようにします。
特に注意してほしいことは、何が譲れないポイントかを把握しておくことです。

上長を理解するには挨拶をいつもすること → 雑談ができる間柄になっておくこと → 人の好き嫌いパターンをなんとなく理解するルートがおすすめです。
意外とあなただけのお土産は効果的です。だって人間ですし。

そこまで固めれば、成功したのも同然です。
ある程度信頼感があれば短期間で話を進めることは可能です。

ただ、1点注意してほしいことがあります。
他人を利用するというスタンスではなく、協力に感謝して皆が上手くいくように取り計らうと失敗しても揚げ足を取られにくくなります。

まとめ

一人だけの効率化は簡単です。
ただ、一人だけだと効果も限定的です。

そのため、形を作ることで非常に効率的に業務を進められます。

そういった活動ができる人は少ないので重宝されますし、勝手に信頼されるようになります。
そちらの方が無理に「俺が俺が」とスキルを高めるより、楽に仕事ができるのでは?と考えています。

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